N.B. Genoemde bedragen en percentages kunnen jaarlijks worden aangepast.
Bij onze sportvereniging onderscheiden wij met betrekking tot deze fiscale problematiek betaalde krachten en vrijwilligers.
Voorwaarden om fiscaal als vrijwilliger te worden aangemerkt:
Deze vrijwilligersvergoedingen zijn onbelast en behoeven door de vereniging niet te worden gemeld bij de fiscus. Wel moet de vereniging een goede administratie voeren waaruit aan het eind van het (kalender)jaar duidelijk as af te leiden wat de omvang van de betaalde vrijwilligersvergoeding is en aan wie deze is verstrekt.
Is er een dienstbetrekking, waarbij sprake is van een gezagsverhouding, dan is de zgn. “werkkostenregeling” van toepassing. De WKR geldt voor alle vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking gestelde voorzieningen die tot het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking horen. Van belang is onderscheid te maken tussen
Bij de werkkostenregeling gaat het om loon. Daarom is het belangrijk te weten wat precies tot het loon wordt gerekend . In het kort: loon is alles wat een werknemer krijgt op grond van zijn dienstbetrekking. Het kan gaan om loon in geld , maar ook om loon in natura. Het maakt niet uit of de werknemer recht heeft op het loon. Een vrijwillig gegeven gratificatie is net zo goed loon als het winstaandeel waarop de werknemer recht heeft volgens zijn arbeidsvoorwaarden. Het maakt niet uit of de werknemer voor het loon heeft gewerkt. Loon over verzuimde uren is ook loon.
Als geen sprake is van loon, zijn de regels van de werkkostenregeling niet van toepassing. Dat is bijvoorbeeld het geval bij intermediaire kosten. De werknemer verricht een betaling voor zijn werkgever en krijgt het voorgeschoten bedrag terug. Die terugbetaling is geen loon.
De fiscus ziet in beginsel alle verstrekkingen aan een werknemer als loon, met uitzondering van:
Dan zijn er gerichte vrijstellingen, vrijstellingen waarvoor ook nu nog steeds een vaste vergoeding mag worden gegeven. Maar dan moet wel altijd vooraf onderzoek worden gedaan naar de werkelijke kosten. Deze voorwaarde geldt alleen bij nieuwe vaste kostenvergoedingen. Voor vaste kostenvergoedingen die al bestonden voordat de werkkostenregeling wordt toegepast, is niet opnieuw onderzoek vereist, als tenminste de omstandigheden waarop de vergoeding is gebaseerd, gelijk zijn gebleven.
Om een gerichte vrijstelling te gebruiken moet de vergoeding of verstrekking worden aangewezen als eindheffingsloon. Binnen bepaalde normen is de vergoeding of verstrekking dan onbelast. Hierdoor gaan gerichte vrijstellingen niet ten koste van de vrije ruimte. Is de verstrekte vergoeding bovenmatig meer dan de normen aangeven, dan is er de keuze:
Vergoedt of verstrekt u meer dan de normen, dan is er sprake van een bovenmatig deel van gerichte vrijstellingen. Voor dit bovenmatige deel mag u kiezen: aanwijzen als eindheffingsloon of als loon van de werknemer belasten, of een combinatie van beide. U geeft dan dus eigenlijk 2 vergoedingen.
Vrije ruimte
Binnen de werkkostenregeling kan maximaal 3% (2021) van het totale fiscale loon worden besteed aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. Deze vergoedingen en verstrekkingen moeten dan wel in de administratie worden opgenomen als eindheffingsloon. Over het bedrag boven de vrije ruimte wordt loonbelasting afgedragen in de vorm van een eindheffing van 80%. Bepaalde zaken kunnen onbelast worden vergoed, verstrekt of ter beschikking gesteld door gebruik te maken van de zgn. gerichte vrijstellingen.
Vergoedingen en verstrekkingen die niet zijn aangemerkt als eindheffingsloon, behoren tot het loon van de werknemer en worden dus normaal belast. Toetsen of de werknemer de vergoeding of verstrekking zakelijk of privé gebruikt is niet noodzakelijk. Wel moeten de vergoedingen die onder het eindheffingsloon worden opgenomen, voldoen aan de gebruikelijkheidstoets.
De werkkostenregeling biedt veel vrijheden, maar kent een belangrijke beperking, de zgn. gebruikelijkheidstoets. Dit houdt in dat de vergoedingen en verstrekkingen die in de administratie zijn opgenomen als eindheffingsloon, niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het bedrag dat boven de 30%-grens uitkomt, wordt aangemerkt als loon van de werknemer. De gebruikelijkheidstoets is voor bijzondere situaties. De fiscus gaat ervan uit dat een vergoeding of verstrekking van maximaal € 2.400 per persoon per jaar in ieder geval gebruikelijk is.
Wat betekent dit voor onze vereniging?
Het is een nogal technisch verhaal. De bedoeling is zodanige afspraken met onze werknemers te maken dat het loon wordt beperkt en dat optimaal gebruik wordt gemaakt van de (gerichte) vrijstellingen. Werknemers ontvangen netto hetzelfde drag maar de vereniging draagt minder aan loonheffing lasten af. Bij de vrijstellingen denken we aan:
Afspraken met de werknemers zullen door het DB worden goedgekeurd, indien deze zijn getoetst aan deze regeling.
De administratie geeft inzicht in de betalingen aan vrijwilligers is/wordt verder zodanig ingericht dat aan het eind van het (kalender)jaar de vrije ruimte kan worden bepaald. Aan het eind van het jaar wordt ook de eindheffing becijferd en evt. afgedragen.
Enkele aanvullende opmerkingen.
Vergoedingen en verstrekkingen behoeven niet meer per werknemer in de loonadministratie te worden vastgelegd. Ze behoeven evenmin op de loonstrook te worden vermeld.
Binnen de werkkostenregeling kan, onder voorwaarden nog steeds gebruik worden gemaakt van een cafetariaregeling. Daarmee kan de werknemer belast loon ruilen voor onbelast loon, zoals een beloning in natura in de vrije ruimte of een gericht vrijgestelde verstrekking, vergoeding of terbeschikkingstelling. Voorzieningen die onder het noodzakelijkheidscriterium vallen, kunnen niet worden opgenomen in een cafetariaregeling.
Noodzakelijkheidscriterium:
