Hoofdlijnen administratieve organisatie svGIETHOORNse

 

Inleiding


De vereniging bestaat uit een 4-tal zelfstandige afdelingen, elk met een eigen bestuur. In beginsel hebben deze afdelingen een eigen budgetverantwoordelijkheid. Aan het begin van het boekjaar, dat loopt van 1 juli tot en met 30 juni, wordt een begroting aangeboden. Na goedkeuring door het DB/AB worden deze (deel)begrotingen verwerkt in de totale begroting van de vereniging. Na definitieve vaststelling in de Algemene Ledenvergadering is deze begroting en daarmee ook de deelbegroting van de afdelingen taakstellend. Baten en lasten van activiteiten, die niet direct aan één van de afdelingen zijn toe te rekenen zoals de kantine, de sponsoring, de sportkroniek en de website worden onder het hoofd algemeen verantwoord.

Budgetverantwoordelijkheid
In de loop van een boekjaar hebben de afdelingen nauwelijks invloed op de ontwikkeling van de kosten. Vele kosten zijn min of meer vast en tijdens het seizoen nagenoeg niet te beïnvloeden en dat betekent dat hoge eisen gesteld moeten worden aan het begroten van de kosten. De verschillende baten, inclusief de ontwikkeling van het ledenbestand worden zeer voorzichtig geraamd om te voorkomen dat tekorten ontstaan. Kostenbewaking is nauwelijks van toepassing! Alle aandacht kan en moet uitgaan naar de inkomstenkant. Hogere recettes, nieuwe leden, nieuwe donateurs, inkomsten uit sponsoring en acties zullen direct het jaarresultaat doen verbeteren.

Inrichting van de exploitatierekening

Inkomsten van de vereniging
• contributies en andere bijdragen van leden
• donaties
• subsidies
• sponsoring
• acties
• overige


Uitgaven van de vereniging
• contracten trainers
• contracten vrijwilligers
• bondskosten
• accommodatie
• competitie/wedstrijden
• evenementen
• overige

De rekening van baten en lasten van de 4 afdelingen kent uitsluitend deze componenten, niet meer en niet minder!!
Inkomsten en uitgaven die niet direct zijn toe te rekenen aan één van de afdelingen worden verantwoord onder het hoofd “Algemeen”. Dit betreft dan o.a. donaties, subsidies, sponsoring en de kantine. Algemeen wordt de 5e afdeling.

Baten van de afdeling Algemeen
• contributie
• subsidies
• sponsoring
• kantine
• evenementen
• acties
Lasten van de afdeling Algemeen
• kantine
inkopen
accommodatie
belastingen
overige

• sponsoring
drukwerk
overige

• administratie

• evenementen


Aan het eind van het boekjaar worden de saldi van Algemeen toegerekend aan afdelingen, komen ten bate/ten laste van het resultaat of worden gebruikt om reserves/voorzieningen te treffen voor toekomstige investeringen in mensen en/of materialen. De afdelingen kunnen bijdragen aanvragen, bijvoorbeeld voor de realisatie van een plan voor de (jeugd)opleiding. Toewijzing van deze middelen gebeurt door DB/AB.
Deze indeling maakt door het beperkte aantal boekingshoofden, het boeken voor de penningmeester eenvoudiger. Wel zal een aanpassing van het grootboek noodzakelijk zijn. Dit kan voor het boekjaar 2014/2015 worden ingevoerd. Voor het lopende boekjaar kan de balans en resultatenrekening voor een belangrijk deel extra-comptabel worden vastgesteld. Overigens kan in het vervolg ook in de loop van het boekjaar betrekkelijk eenvoudig een voorlopige balans en resultatenrekening vanuit het grootboek worden “uitgedraaid”.
Inrichting van de balans

Activa


1. Vaste activa

1.1 Gebouwen
1.2 Inventaris

2. Vlottende activa

2.1 Voorraden
2.2 Debiteuren
2.3 Overlopende activa

3. Liquide middelen

3.1 Kas
3.2 Bank rekening-courant
3.3 Bank spaarrekening

Passiva


1. Eigen vermogen

2. Reserves

3. Voorzieningen

4. Kortlopende schulden

4.1 Crediteuren

4.2 Overlopende passiva

Bij deze balans wordt (eventueel in een bijlage) een specificatie van de vaste activa gevoegd met boekwaarde beginbalans, afschrijvingen en boekwaarde eindbalans.
Van de inkomsten uit sponsoring wordt een uitgebreide specificatie gemaakt, die overigens niet wordt gepubliceerd, omdat daarin de bijdrage van elke sponsor is opgenomen. Deze specificatie is uitgangspunt voor de toerekening van het saldo uit sponsoring aan de 5(!) afdelingen.

Bevoegdheid tot het aangaan van verplichtingen
In artikel 28 van het huishoudelijk reglement is bepaald dat het algemeen bestuur bevoegd is tot het verrichten van rechtshandelingen tot een bedrag van € 15.000.=
In artikel 15 van de statuten is bepaald dat het algemeen bestuur bevoegd is overeenkomsten tot een hoger bedrag aan te gaan, indien daarvoor tenminste goedkeuring van de algemene ledenvergadering is verkregen.
Verplichtingen, die voorzien zijn in een door de ledenvergadering goedgekeurde begroting, kunnen door het AB worden aangegaan, ook als het gaat om bedragen boven € 15.000. Het AB heeft het financiële beheer opgedragen aan de penningmeester. Dit betekent dat in beginsel alle bestellingen vooraf moeten worden goedgekeurd door de penningmeester.
Uit praktische overwegingen zijn de afdelingen bevoegd aankopen te doen tot een bedrag van € 300.= dit alles onder de voorwaarde dat voor deze uitgaven dekking is binnen de begroting. In twijfelgevallen wordt vooraf overlegd met de penningmeester. Met de kantinecommissie heeft de penningmeester specifieke afspraken gemaakt, die er op neerkomen dat deze bevoegd is de reguliere aankopen voor de kantine zelfstandig te verzorgen. Ook hier is in twijfelgevallen vooroverleg.
Bij voorkeur bestellen wij bij bedrijven die ons op enigerlei wijze ondersteunen. In een bijlage bij deze notitie zijn de bedrijven opgenomen.
Kantine
De kantine heeft zo haar eigen problematiek. In de 1e plaats vanwege de steeds wisselende diensten en in de 2e plaats vanwege het “eigen verbruik”. Een sluitende administratieve organisatie van het kantinegebeuren zou onevenredig veel moeite, tijd en mankracht vragen. We accepteren dus tekortkomingen en streven naar redelijke oplossingen.

  1. Er is een vast bedrag aan wisselgeld van € 50.= (Of moet dit meer zijn?)
  2. Dagelijks (na elke opening) wordt de omzet afgedragen aan, resp. geïncasseerd door de penningmeester, het wisselgeld blijf in de kas.
  3. Deze afdrachten worden op een lijst genoteerd. Naast de datum worden genoteerd: evenement, kantinepersoneel en het afgedragen bedrag.
  4. Indien de artikelen “over de datum” zijn dan worden deze vernietigd, hiervan wordt een proces-verbaal opgemaakt. Klinkt wat duur maar een eenvoudig briefje voor de penningmeester met daarop per artikel de aantallen die verwijderd zijn, is voldoende.
  5. De omzet wordt maandelijks “geboekt”, nadat de afdrachten zijn beoordeeld.
  6. Het eigen verbruik wordt aangetekend. Van deze aantekeningen maakt de penningmeester een overzicht, met voor elk van de 5 afdelingen het verbruik tegen verkoopwaarde. Dit verbruik wordt eveneens maandelijks doorbelast aan de afdelingen.
  7. In plaats van maandelijks is ook een doorbelasting per kwartaal mogelijk.
  8. Eenmaal per jaar wordt de voorraad opgenomen.

Alle aantekeningen geven de mogelijkheid de redelijkheid van de omzet en het eigen verbruik te beoordelen.

Procedure

  1. Zoals hiervoor al is aangegeven is de mogelijkheid om de kosten te beïnvloeden, nadat het nieuwe boekjaar is gestart, beperkt. Indien de groepsgrootte bijvoorbeeld bij gymnastiek afneemt, kan met minder (betaalde) uren worden gewerkt door groepen te schrappen of samen te voegen. Als je je aan het begin van een nieuw seizoen aanmeldt voor een bepaalde activiteit dan mag je er redelijkerwijs van uitgaan dat deze training het gehele seizoen wordt aangeboden. Kortom het stuurmoment ligt in de maanden voor de start van het nieuwe seizoen.
  2. Juist in die periode worden de exploitatieresultaten over het lopende boekjaar duidelijk en blijkt of er overschotten of tekorten gerealiseerd worden, bij welke afdeling en wat daarvan de oorzaak is. Dan wordt ook beoordeeld of er bedragen aan de voorzieningen worden onttrokken of dat er mogelijkheden zijn voor het treffen van nieuwe voorzieningen. Om dit proces in goede banen te leiden is overzicht nodig van alle (sport)afdelingen en van de algemene afdeling.
  3. Het DB heeft dit overzicht. De afzonderlijke afdelingen moeten dan ook met het DB overleggen over de deelbegrotingen. Vervolgens maakt het DB de totale begroting en legt die voor aan het AB. Een voordelig begrotingsresultaat geeft de inspanningsverplichting dit positieve resultaat te realiseren. Een nadelig begrotingsresultaat betekent dat er in feite is ingestemd met een niet volledig kostendekkende begroting. Het resultaat mag tot het begrote tekort nadelig zijn.