Notulen Algemene Ledenvergadering d.d. 26-09-2017

Datum: zondag 8 oktober 2017

     

Notulen Algemene Ledenvergadering d.d. 26 september 2017

 

Presentie 14 leden:

Corien v/d Belt, Hillie Mol, Ina v/d Heuvel, Jantien Meijer, Margje Doze, Ilja Koppers, Henny van Buiten, Jannie Dijkstra, Roelof Groen, Harry Huisman, Teun Smit, Gea Smit, Jan Mol, Stefanie van Breukelen.

 

Afwezig met bericht van kennisgeving:

Aron Stroop, Ronald de Boer, Bas Smit, Arjan Winter, Hilma Drogt, Eelkje de Boer, John Meppelink.

 

1. Opening:

De voorzitter, Jan Mol, opent de vergadering om 20.00 uur en heet een ieder van harte welkom.

 

2. Mededelingen:

Jan Mol: overwogen wordt om de Algemene Ledenvergadering volgend jaar op een andere dag te houden, bijvoorbeeld op een woensdag. Wellicht dat de opkomst dan hoger zal zijn.

 

3. Notulen ALV 20 september 2016:

Hillie Mol:

    • meldt dat zij als erelid geen persoonlijke uitnodiging heeft ontvangen. Dit in tegenstelling tot het vermelde onder punt 8. “Rondvraag”. Namens het dagelijks bestuur wordt excuses gemaakt voor het feit dat ook dit jaar de afspraken met betrekking tot het uitnodigen van (ere)leden niet zijn nagekomen. In de toekomst zal hier zorgvuldiger mee omgegaan worden.
    • vraagt op welke wijze de uitnodigingen voor de Ledenvergaderingen van de verschillende afdelingen zijn verzonden; zij is namelijk niet uitgenodigd. Jan Mol geeft aan hiervan geen weet te hebben; dit is aan de afdelingen. De afdelingen zullen hiervan in kennis gesteld worden.

Verder geen op-/aanmerkingen. De notulen worden onder dankzegging aan de notulist vastgelegd.

 

4. Verenigingsjaar 2016 – 2017:

Jan Mol licht toe dat dit punt betrekking heeft op het verslag van de Kascommissie en het financiële jaarverslag van de penningmeester. Voor het bestuurlijke jaarverslag wordt verwezen naar de jaarverslagen van de afdelingen.

Verslag Kascommissie:

Hillie Mol geeft aan samen met Margje Doze ‘de hele dag’  bezig te zijn geweest met het controleren van de kasbescheiden. De kascommissie is tevreden; de boeken zagen er keurig en correct uit. Zij spreekt namens de Kascommissie dank uit aan de penningmeester en de overige bestuursleden.

Financieel jaarverslag:

De penningmeester, Gea Smit, geeft aan dat het verslag zoals gebruikelijk ter inzage heeft gelegen. 3 leden hebben dit ingezien. Het financieel verslag ziet er goed uit; de afdelingen hebben goed hun best gedaan. Noemenswaardig is dat de opbrengst van de kantine lager uitgevallen is dan begroot. De inkoopprijzen zijn gestegen, op basis waarvan wij onze prijzen niet hebben aangepast, en het eigen verbruik is toegenomen. Tevens zijn een nieuwjaarsbijeenkomst en een BBQ voor de vrijwilligers gehouden. Inmiddels zijn de prijzen in de kantine licht verhoogd in de verwachting dat dit tot betere resultaten gaat leiden. Ook gaan wij dit jaar het eigen verbruik kritisch bekijken.

Verder meldt Jan Mol dat de energie kosten van het complex behoorlijk hoog zijn. Nader onderzoek levert op dat de reden daarvan niet gelegen is in de contractafspraken met onze huidige leverancier. Sprake is van de meest voordelige tarieven. Blijkbaar zit hem dit in onnodig verbruik. De lampen buiten blijven vaak langer aan dan nodig bijvoorbeeld. In de kantine branden veel lampen. Van belang is dat wij hier allen alert op zijn. Energieverbruik minderen is speerpunt. Ter vergadering worden reeds suggesties geopperd.

Het financieel jaarverslag wordt onder dankzegging aan de penningmeester goedgekeurd en vastgesteld!

 

5. Begroting jaar 2017 / 2018:

Het DB heeft met alle afdelingen rond de tafel gezeten om de begrotingen samen te stellen. Voor de afdeling Voetbal geldt dat de vaste lasten min of meer gelijk blijven. Sprake van een hogere afdracht aan de knvb i.v.m. investering in opleiden van diverse jongens. Desondanks streeft men naar een hoger positief saldo, waarvoor zij acties op touw gaat zetten. Van de GroteClubActie wordt ook een leuke omzet verwacht. Ook gaat de afdeling Voetbal proberen te bezuinigen op de competitiekosten (consumpties). Een gastvrouw is aangetrokken voor de thuiswedstrijden om e.e.a. in goede banen te leiden.  

Roelof Groen merkt op dat hij van de week tijdens het onderhoud zag dat er een lotenboekje van de GroteClubActie zo in de vuilnisbak werd gegooid. Dat kan toch niet de bedoeling zijn. De aanwezigen delen zijn mening. Een discussie volgt over het al dan niet verhogen van de contributie waarmee de boekjes gedekt worden. De eerste 100 boeken blijken echter gratis te zijn. Conclusie wordt getrokken dat hier kritisch naar gekeken moet worden.

De afdeling Gymnastiek. Begroot is een negatief resultaat als gevolg van terugloop leden, minder subsidie. Uiteraard bestaat er altijd nog de kans dat het aantal leden toe neemt, ondanks verwachting.

Voor de Volleybal is het eindresultaat op een positief saldo begroot en voor de Tennis break-even.

 

6. Verkiezing Kascommissie: 

De Kascommissie bestaat uit Hillie Mol, Margje Doze en Jaap van der Zouwen. Hillie Mol is aftredend en stelt zich niet verkiesbaar. Jannie Dijkstra geeft aan wel te willen toetreden tot deze commissie. Als zodanig met dank aan Hillie wordt Jannie benoemd.

 

7. Vrijwilligersbeleid:

Jan Mol licht toe dit punt op de agenda te hebben geplaatst om met elkaar van gedachten te kunnen wisselen over de vraag hoe wij meer vrijwilligers warm kunnen krijgen voor diverse taken. Onderkend wordt dat wanneer iemand benaderd wordt voor een bestuursfunctie, men over het algemeen niet staat te springen. Dit geldt ook voor de verschillende commissies.  Met dit gegeven, is het wellicht lonend de verschillende vrijwilligersfuncties op te knippen in verschillende taken. Idee bestaat dat iemand eerder genegen is een taak op zich te nemen (i.p.v. een ‘functie’).

Naast het kunnen aanbieden van een overzichtelijke taak, is het van belang mensen hiervoor persoonlijk te benaderen. Jan geeft aan dat het in de bedoeling ligt alle ledenlijsten te doorlopen en aan de hand daarvan leden persoonlijk te gaan benaderen voor een taak waarbij dan tevens direct aangegeven kan worden wat de taak precies inhoudt, hoeveel tijd deze kost, etc. Verdere ideeën worden ter vergadering uitgewisseld.

Alle aanwezigen zijn het eens met bovengenoemde benadering. E.e.a. zal verder vorm gegeven gaan worden.

Jan spreekt zijn dank uit aan alle aan de vereniging verbonden vrijwilligers.

 

8. Rondvraag:

Harry Huisman: vraagt hoe het bestuur er tegenover staat om het verenigingsterrein rookvrij te maken? Dit met het oog op het rookgedrag van met name de Voetbal voor/naast de kantine. Jan antwoordt dat hierover binnen het bestuur nog niet gesproken is. Dit punt zal op een komende vergadering van het Algemeen Bestuur geplaatst worden.

Hillie Mol: Wanneer komt de Kroniek uit? Er zit veel tijd tussen. Jan licht toe dat dit begin oktober zal zijn. Er is behoorlijk wat tijd gemoeid met het verzamelen van de kopij, aanlevering en uitwerking. Voor de goede orde wordt nog vermeld dat de Kroniek een naslagblad is en niet een programma.

9. Sluiting:

De voorzitter sluit om 21.00 uur de vergadering en dankt een ieder voor de aanwezigheid en inbreng. 

***